Logiciel de facturation pour centre de vitrage automobile

Les mentions obligatoires d’une facture vitrage

Une facture incomplète est le premier motif de rejet administratif, avant même toute discussion sur la garantie. Les mentions générales découlent de l’article L441-9 du Code de commerce et de l’article 242 nonies A du Code général des impôts ; elles s’appliquent à votre activité comme à n’importe quelle autre.

• La date d’émission et un numéro unique, fondé sur une séquence chronologique continue et sans trou.
• L’identité complète du centre : dénomination, forme juridique, adresse, SIREN, RCS et numéro de TVA intracommunautaire.
• L’identité et l’adresse du client facturé, ainsi que l’adresse de livraison lorsqu’elle diffère.
• La date de l’intervention, distincte de la date d’émission de la facture.
• Le détail des lignes : dénomination précise du vitrage et des prestations, quantité, prix unitaire hors taxes.
• Le taux de TVA applicable ligne par ligne, le montant de TVA, puis les totaux hors taxes et toutes taxes comprises.
• Les réductions, remises et ristournes acquises à la date de la vente.
• La date d’échéance, les conditions de règlement, le taux des pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire de quarante euros.
• Le numéro du bon de commande lorsqu’il a été émis par l’acheteur, notamment pour les flottes.

TVA et indemnisation : pourquoi l’assureur règle souvent le hors taxes

C’est la question qui revient le plus souvent au comptoir, et la réponse tient à un principe simple : l’indemnité d’assurance a pour objet de replacer l’assuré dans la situation où il se trouvait, sans lui procurer d’avantage. Si l’assuré peut récupérer la TVA auprès du Trésor, l’indemniser sur le montant toutes taxes comprises lui procurerait un gain. L’assureur raisonne alors sur la base hors taxes, et l’assuré acquitte la TVA, qu’il déduit ensuite.

À l’inverse, un assuré qui ne récupère pas la TVA subit réellement la charge, et l’indemnisation porte usuellement sur le montant toutes taxes comprises, dans la limite des garanties et de la franchise.

Les pièces que seul le métier du vitrage exige

Un logiciel de facturation généraliste sait produire une facture conforme. Ce qu’il ne sait pas faire, c’est rattacher cette facture aux éléments que le gestionnaire sinistre va réclamer. Or ce sont eux qui déclenchent le paiement.

• L’Eurocode du vitrage posé, qui identifie la référence exacte et justifie l’écart éventuel avec le chiffrage initial.
• Le procès-verbal de recalibrage ADAS lorsque le pare-brise porte une caméra : c’est une prestation distincte, facturable et fréquemment oubliée.
• L’ordre de réparation signé par le client, qui matérialise son accord sur les travaux et sur le reste à charge.
• Les photos datées avant et après intervention, qui répondent au motif « circonstances contestées ».
• Le numéro de sinistre et de police, sans lesquels la facture ne peut être rapprochée du dossier chez l’assureur.
• L’accord de prise en charge, ou l’acte de cession notifié, selon le circuit de règlement retenu.

Sur quoi comparer réellement deux logiciels

Les fonctionnalités affichées se ressemblent toutes. Les différences qui pèsent au quotidien se situent ailleurs, et elles se vérifient en démonstration, sur un dossier réel plutôt que sur une plaquette.

• Combien de saisies séparent le chiffrage de la facture ? Chaque ressaisie est une source d’écart entre les deux documents.
• La facture reste-t-elle rattachée au sinistre, ou vit-elle dans un module de facturation isolé ?
• Le logiciel sait-il ventiler un règlement partiel entre part assureur, franchise et reste à charge du client ?
• Produit-il un Factur-X réellement structuré, ou un simple PDF accompagné de métadonnées ?
• Les exports destinés à l’expert-comptable sont-ils disponibles sans intervention du support ?
• Le coût est-il prévisible avant d’ouvrir le dossier, ou dépend-il d’un volume que vous ne maîtrisez pas ?